Au programme
- 5 routines mises en place dans une équipe 100% remote
- La méthode OpenClassrooms pour créer une grille de compétences métier
- Mettre en place un outil de time tracking et optimiser sa charge de travail
Se retrouver dans l'épisode
- 5:15Constituer une équipe de 10 personnes en étant jeune manager
- 8:185 routines de communication mises en place dans une équipe 100% remote
- 14:36La méthode OpenClassrooms pour créer une grille de compétences métier
- 21:404 process pour faire monter en compétences ses collaborateurs
- 24:20Optimiser la charge de travail grâce à un outil de time tracking
Management à distance : comment Marion Trigodet a constitué son équipe chez OpenClassrooms
Marion Trigodet est Learning Content Manager chez OpenClassrooms, l'école en ligne pour gagner en employabilité. Elle dirige l'équipe qui conçoit les cours de la plateforme : presque dix chefs de projet en ingénierie pédagogique, les learning designers. Ancienne professeure de français, elle y est entrée par un stage de reconversion. Les épisodes consacrés à l'école sont réunis dans la success story d'OpenClassrooms.
Un an avant l'épisode, on lui confie l'équipe. Jeune manager, elle recrute d'abord : presque tout le monde arrive dans l'année, intégré à distance, aux quatre coins de la France. Pour Marion, apprendre à manager une équipe 100% remote dès le premier jour est la meilleure chose qui lui soit arrivée, parce qu'on ne peut pas être derrière le dos de chacun et qu'on est obligé de faire confiance.
Un point en tête-à-tête toutes les 2 semaines, l'équipe le lundi après-midi
Ce que Marion a appris en intégrant chaque recrue :
[…] en management, on n'a pas du tout le one size fits all.
Certains préfèrent avancer seuls et se tromper, d'autres veulent être accompagnés à chaque étape. Cela se découvre par la pratique et en se parlant. Son équipe a cinq rendez-vous.
Toutes les 2 semaines, chacun a un one-to-one avec elle. Elle y pose deux questions. « Comment ça va ? », deux fois, car la première réponse est celle de la conversation polie et la seconde dit si la personne est enjouée ou épuisée. Puis : comment l'aider sur ses projets, dont chacun fait lui-même le reporting. Chez Alan, Kevin Aserraf livre sa méthode pour préparer ses points en tête-à-tête.
L'équipe se retrouve le lundi en début d'après-midi, parce que Marion n'aime pas les réunions du lundi matin : objectifs de la semaine et grandes nouvelles. S'y ajoutent un café en ligne facultatif chaque matin et un goûter en ligne le vendredi après-midi. Chez OpenClassrooms aussi, l'équipe de Justine Mesnard, qui vend l'offre B2B aux grands comptes, travaille 100% à distance, mais elle se retrouve le lundi matin.
Rétrospective mensuelle : 15 minutes en silence, puis un plan d'action
La cinquième routine revient une fois par mois : une rétrospective sur ce qui s'est bien passé, mal passé, ce qui laisse un sentiment mitigé, et les idées à apporter. Prévue sur une heure, elle ne finissait jamais à temps : Marion l'a passée à 1h30.
Préparer en amont n'a pas marché : les 15 premières minutes, micro et vidéo coupés, chacun écrit ses cartes, et Marion invite souvent l'équipe à rouvrir agenda, mails et outil de gestion de projet pour retrouver les blocages et les victoires du mois. Puis chacun réagit aux cartes des autres. Un format de rétro proche existait déjà dans la grande équipe, mais il lui manquait, pense-t-elle, un suivi :
Mais il faut aussi qu'on ait un plan d'action derrière et qu'on dise sur quoi on actionne.
Depuis, Marion en tire systématiquement ce qu'il faut améliorer et ce qu'il faut dire aux autres équipes, puis agit elle-même ou confie l'amélioration d'un outil ou d'une documentation.
Grille de compétences : un livrable à fournir et 3 niveaux à atteindre
OpenClassrooms bâtit des référentiels de compétences pour ses formations. L'équipe de Marion s'est appliqué la même méthode, dans un fichier Excel. Elle part des blocs d'activités du métier : design du cours, développement, gestion de projet, innovation pédagogique. Chaque compétence a son livrable : analyser un cours existant se prouve par un audit quantitatif et qualitatif. Puis viennent les standards des 3 niveaux. Sur cet audit, un junior liste les points d'amélioration, un intermédiaire nuance ses recommandations, un senior les réintègre dans la façon de produire les cours.
Elle permet aux nouveaux qui arrivent de se situer et de comprendre à peu près ce qui est attendu d'eux.
Chacun s'auto-évalue, exemples à l'appui, en discute avec Marion, souvent lors des revues annuelles ou semestrielles, puis choisit quelques compétences à faire monter d'un niveau sur le semestre, avec un plan d'action. Pour y arriver, Marion distribue les projets selon les compétences à faire grandir, désigne un référent senior repéré grâce à la grille, et crée un atelier quand une majorité est au même niveau sur une compétence, comme les quiz. Chez Spendesk, Romain Dalmasso a pris une autre voie : un plan de carrière en T.
Time tracking : 6% du temps sur une tâche, est-ce le bon choix ?
Quand Marion arrive, trois ans et demi avant l'épisode, OpenClassrooms compte 60 personnes, puis près de 400 au moment de l'épisode. Les recrues ne sont pas opérationnelles tout de suite, et pendant quelques mois, la surcharge de travail revient dans les équipes.
Son équipe adopte le time tracking, le suivi du temps passé sur chaque tâche, converti en points : l'équipe sait ce qu'elle peut livrer en un temps donné, et Marion répartit la charge sur ces données. Ce calcul de points par tâche et par personne, un manager peut l'automatiser : la formation Automatisation et Agent IA Marketing apprend à le faire.
Mais l'outil a des prérequis, prévient Marion : une équipe très engagée, sans souci majeur de performance, et la certitude que ces données ne serviront jamais contre elle.
Parce que sinon, ce qui arrive, c'est très simple, c'est que les gens soit ne rentrent plus les données, soit rentrent les mauvaises données.
Premier résultat : l'équipe peut prévoir, et le stress baisse. Deuxième : une conversation. Si l'équipe passe 6% de son temps sur une tâche, tout le monde est-il d'accord ? L'intégration des contenus sur la plateforme, où un ingénieur pédagogique n'apporte pas sa valeur, a été externalisée. Et si quelqu'un passe 10 heures sur une tâche qui en prend 5 aux autres, Marion, si elle s'en sert, le fait pour l'accompagner, pas pour trier les bons et les mauvais, une vision qu'elle juge tayloriste. Philippe de La Chevasnerie, cofondateur de Papernest, ne classe pas non plus ses employés et cherche à allier performance et bien-être.
Rapid Fire Questions
Si je te dis management, quelle est la première chose qui te vient à l’esprit ?
« Confiance et team spirit »
Ta plus grosse erreur de management ?
« C’est de croire que sur un projet sur lequel je travaillais, que mon équipe allait me suivre hyper facilement, alors qu’en fait il aurait fallu que je les intègre beaucoup plus rapidement sur le projet »
Ta plus belle réussite ?
« Ma team, je suis extrêmement fière de la mosaïque de compétences de cette équipe. »
Comment tu te formes au management ?
Des masterclass
Des articles sur HBR
Des livres qu’on me conseille
Coaching chez OpenClassrooms quand je suis devenue manager
Est-ce que tu aurais 1 ou 2 livres à recommander aux auditeurs ?
Fly, le guide pratique pour réussir son aventure collective
The Culture Code
Le meilleur conseil qu’on t’ait donné ?
« Ferme ta bouche et écoute »
Ton conseil pour les managers ou les futurs managers ?
« Faites confiance à votre équipe »
