S’organiser comme une machine pour vivre comme un humain

Au programme

• 4 étapes pour transformer sa vision en roadmap concrète
• Comment auditer son agenda et gagner 1h/jour
• 3 erreurs classiques de management qu’Hugo aurait aimé éviter

Kymono : comment Hugo Bentz organise son entreprise et son agenda

Hugo Bentz a 34 ans au moment de l'épisode. Entrepreneur depuis un peu plus de 10 ans, il a monté plusieurs projets B2B très ancrés dans le textile, dont le plus connu est Kymono, qu'il a cofondé.

Tout commence par un stage de fin d'études dans une petite entreprise de personnalisation textile, rachetée un ou deux mois après son arrivée par le fondateur de Cdiscount. Le stage devient de l'intrapreneuriat : son travail consiste à monter des entreprises pour le groupe. Les ventes suivent vite, mais l'organisation ne suit pas : peu de process, compensés par des heures de travail. Des années plus tard, Hugo subit son agenda. L'épisode raconte comment il en a repris le contrôle.

Un plafond à 1,5 million d'euros : recruter et écrire les process

La première entreprise vend du textile universitaire personnalisé aux BDE, aux associations étudiantes et aux administrations d'écoles. Sans budget, avec un catalogue et une idée, l'équipe se fait la main sur la vente et dépasse le demi-million de chiffre d'affaires la première année.

Mais sur un marché B2B sans tech, avec un cycle de vente long et beaucoup d'étapes de production, Hugo situe le plafond très clairement à 1,5 million d'euros. Il recrute donc des graphistes, des acheteurs et des commerciaux, et écrit les étapes du parcours client pour transmettre ce que les fondateurs savent faire. Ses débuts de manager, il les juge sévèrement : une formation d'une heure ou deux pour les nouveaux, des mails relus en copie, aucune routine d'équipe, aucune vision partagée.

Chaque lundi à 9 h, la vision répétée comme une publicité

Sa méthode part d'une vision, qui donne les objectifs de l'entreprise, puis ceux de chaque département, puis les actions à mener. Chez Kymono, tous les lundis de 9 h à 9 h 30, toute l'équipe se réunit, sur place à Paris ou à Bordeaux ou en visio. Son associé Olivier y donne les résultats de la semaine passée, les grosses actions à venir, et rappelle la vision et les objectifs.

Comme dans la publicité, un message doit être répété et expliqué pour être retenu. La vision repasse ensuite dans chaque point individuel entre un manager et chaque membre de son équipe, « comme une machine à laver ». Gaétan Rougevin-Baville (Meero) raconte comment il fait porter la vision par ses managers, et les dirigeants de Gymlib et de Welcome to the Jungle racontent comment ils ont piloté leurs équipes pendant la crise du Covid.

Les objectifs annuels se préparent en ateliers entre cofondateurs, puis se découpent par trimestre avec la méthode des OKR. Hugo prend l'exemple d'un nouveau marché, le BTP : créer un catalogue de 10 produits, contacter une centaine de prospects qualifiés, signer au moins une quinzaine de clients pour prouver la traction. Chaque résultat clé a un responsable, suivi chaque semaine en point individuel. Dans son exemple, à la fin du trimestre, 80 prospects contactés valent 80%, et 20 clients signés au lieu de 15 ouvrent l'étape suivante.

Environ 85 heures à couper de moitié : supprimer, automatiser, simplifier, déléguer

Le déclic vient quand il mène deux, presque trois entreprises à la fois. Il lit La 25e heure, un livre qui recueille les méthodes d'organisation d'entrepreneurs, efface tout son agenda et repart d'une feuille blanche : ses projets, leurs objectifs, le temps qu'ils demandent. Le premier calcul donne environ 85 heures par semaine.

Il se fixe de les couper de moitié, avec 4 piliers : supprimer des actions, les automatiser, les simplifier, les déléguer. Il retire d'abord toutes les notifications de son iPhone et de son Mac, sauf les appels et les SMS de quelques proches et de ses associés. Il conseille aussi à ses salariés d'écrire leur compte rendu de fin de semaine au fil de l'eau, plutôt que le vendredi soir : une demi-heure gagnée, et un auto-audit de la semaine.

Lui-même note ses actions au fil de la semaine, et cherche encore à gagner du temps dans sa journée pour mieux automatiser. Un compte rendu de fin de semaine nourri au fil des actions, comme le sien, est le genre de tâche répétitive que la formation Automatisation et Agent IA Marketing apprend à confier à un agent IA ou à un outil interne.

Des blocs de 2 heures qui coulissent comme des Legos

Une fois par trimestre, Hugo efface son agenda et recommence l'exercice. Il compte le temps que demandent ses résultats clés, une vingtaine d'heures par exemple, pour garder de la place aux appels et aux imprévus. Un résultat clé de 6 heures devient 3 blocs de 2 heures, ou 6 blocs d'une heure, selon le moment où l'on travaille le mieux. Pour le démarchage, lui préfère le matin : de 10 h à midi, les mardis, mercredis et jeudis, répétés sur tout le trimestre. Un rendez-vous imprévu ne supprime pas un bloc, il le fait coulisser ailleurs.

Il pose d'abord les blocs personnels (sport, famille, amis), et chaque entreprise a sa couleur dans l'agenda. Son agenda et ses notes forment un second cerveau. Le revers : un appel promis sans invitation envoyée, il l'oublie.

Ce qu'il y gagne, c'est la fin du « nuage de parasites », l'image tirée de La 25e heure pour toutes les tâches qu'on garde en tête de peur de les oublier. Au moment de l'épisode, il prend du temps pour le sport, ses amis et sa famille, sans avoir négligé sa performance au travail. Son conseil : accepter de tout casser pour tout reconstruire, puis progresser de 1% par semaine, comme on commence à courir par 1 kilomètre. Sur le même sujet, écoutez la méthode de Laurian Gourovitch contre le multitâche.

Retrouver Hugo Bentz sur LinkedIn